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          OA辦公自動化功能

          2021-02-23 09:09:43

            OA為企業管理而生,為實現高效辦公而生。當社會經濟持續增長,當市場競爭日益激烈,低效成為各行各業發展前進的攔路虎。而造成工作抵消的直接原因則是對員工時間管理的疏忽。OA協同辦公系統以“時間魔術師”的角色,解救企業于水火,整理碎片化時間、剝離無效時間、規劃時間日程,從而打造一個標準化、規范化、高效、穩定的辦公環境。

            智能的信息推送機制——源頭控制時間消耗

            身處信息大爆炸的時代,我們無時無刻不受到垃圾短信、垃圾郵件、騷擾電話、廣告推銷等無用信息的騷擾,防不勝防。而即使躲在辦公室里,這種騷擾依然不能消停,企業的所有通知、消息等你都要被迫接收,即使很多跟你無關。于是大量工作時間被分瓜、工作節奏被打亂、工作積極性被消磨,造成低效的辦公結果。

            OA協同辦公系統能對信息進行快速甄別,將有用的信息自動推送給有用的人;有權限要求的信息自動推送給有權限的人。通過OA系統辦公系統的門戶自定義,用戶可以根據企業發展的不同階段,通過自行搭建不同的信息門戶對信息進行整體歸類和管理,如個人門戶、部門門戶、單位門戶、伙伴門戶、集團門戶、關聯門戶、知識門戶、流程門戶等。

            強大的知識查閱系統——加快問題自處理速度

            古人云:書中自有黃金屋,書中自有顏如玉。而今,OA中安置著一座巨大的“書庫”,學名知識管理。知識管理提供了完整的知識地圖和電子化方案,實現了從個人知識、項目知識、互聯網知識到單位知識的全知識面的管理。

            知識管理更提供了知識的采集、分類、授權、分享、反饋、評估、創新的全知識周期的管理,無論是新員工還是老員工、無論是職能部門還是業務部門、不論是制度查閱還是經驗借鑒,只要擁有OA賬號,即可享受浩瀚的知識庫,并能快速查閱所需內容,實現全員的工作自助。

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            高效的協同作業——補充硬性流程的短板

            工作流是OA系統辦公系統的核心,硬性的工作流程也是企業規范化管理、標準化執行的基礎。但除此之外,日常工作中還有80%的事項無法通過既定流程完成,需要通過柔性的協作來處理,而有效處理好這80%的碎片化工作將節省遠超過80%的工作時間。

            協同多處理臨時性和突發性事件,通過OA系統工作協同的應用,員工可以很便捷地實現資源整合、分工協作和有效的頭腦風暴。此外,協同工作好比自建模版和自建工作流程,通過協同可以讓隨機化、零散化的工作變得有序化、可跟蹤、可追溯,從而實現工作的敏捷性與有效性的統一。

            要解決這個問題,需要先看一下中小企業的需求特點:首先,中小企業電腦數量少,用戶數少,所以不需要特別高端的數據庫,而以適用為主;其次,中小企業工作流簡單,所以不需要特別復雜的功能,而以實用為主;再次,中小企業IT人才缺乏,所以需要產品的易用性和維護性俱佳;最后,中小企業資金有限,所以需要產品的價格相對低廉。

            基于以上簡析,哈爾濱財務軟件公司發現中小企業選擇OA軟件根本的原則就是實用。所以可以分四步搞定OA軟件:

            一,選擇性價比高的數據庫。推薦采用Mysql數據庫,這是現有產品中運行速度快的數據庫系統,并且用戶權限設置簡單、有效,具有非常出色的逼近高端數據庫的性能,更重要的是該數據庫是免費的,這樣就為用戶降低大量成本。而若選擇其他的數據庫就需要額外掏錢購買昂貴的正版,否者只能用盜版。

            二,OA的主體功能要齊全。包括:公告通知、文件傳送、電子通訊薄、日程安排、工作日記、工作計劃、個人(公共)文件柜、網上申請和審批、電子簽章、電子郵件、手機短信、個人考勤、知識管理、人事管理、車輛管理、會議管理、印信管理、網上填報、規章制度、論壇、聊天室、投票等。這些功能貫穿了企業的日常辦公要素。盡量除掉華而不實、利用率低的閑置功能。

            三,要易用性強的OA。每項功能都一目了然,用戶無須任何專業培訓即可自動上手,并快速熟練運用。系統還應讓用戶方便的設置權限和自定義工作流。維護性上管理員無需任何專業知識就可以靈活設置欄目,并直接進行系統內數據的備份和恢復。終身免費升級和服務也是必不可少的。

            四,價格適中。太便宜不好,這樣的軟件往往功能上有欠缺,太貴了很多功能不實用。中小企業選擇OA軟件既不能求大、求全,又不能隨便、湊合,必須根據自身特點選擇一個實用、適用、易用、功能價格比高的軟件,只有這樣才能讓軟件在自己的企業內發揮大的功效,給企業帶來大的回報。


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